Help desk w DATA NET

Kompleksowa obsługa!

Specjalny Panel Klienta pozwoli Państwu na sprawny i szybki kontakt z nami. W odpowiedzi otrzymacie Państwo niezbędną pomoc.

Formularz Help desk

Odwiedź naszą stronę Help desk i skorzystaj z formularza zgłoszeniowego. więcej »

Dane kontaktowe

Tel/Fax

tel. 24 264 64 64
fax 24 264 44 46

e-mail

sekretariat@data-net.com.pl

Skype

Tryb SkypeMe™!

Nie posiadasz loginu i hasła?

datanet
Strona głównaO firmieNasza ofertaKontakt Pomoc zdalna 

Jesteś tutaj:  

 

SYSTEMY ZARZĄDZANIA DRUKIEM

 

Co office manager wiedzieć powinien

Systemy zarządzenia drukiem stają się kluczowymi elementami wyposażenia nowoczesnych firm. Dzieje się tak, ponieważ drukowanie dokumentów jest newralgicznym aspektem pracy biura i może mieć bezpośredni wpływ na wyniki osiągane przez przedsiębiorstwo

 

Canon: Oszczędności bez kompromisów

Ważne jest nie tylko zagwarantowanie tego, żeby produkcja dokumentów nie obciążała zbytnio budżetu i gwarantowała poufność wydruków. Przedsiębiorstwa powinny również mieć świadomość tego, że drukowane dokumenty to jedna z podstawowych form komunikowania się z klientami. - Problemy z wydrukami mogą prowadzić do zakłóceń w komunikacji z klientami, a to już może być dla firmy bardzo niebezpieczne – podkreśla Wojciech Gierasimowicz, Dyrektor Sprzedaży Bezpośredniej w Canon Polska.

 

Rozważając wdrożenie systemu zarządzania drukiem należy zwrócić uwagę na jego trzy podstawowe elementy. Po pierwsze: urządzenia wchodzące w skład systemu. Warto wybierać te drukarki wielofunkcyjne, które gwarantują wysoką produktywność, ergonomię i zabezpieczają poufność produkcji dokumentów, a przy tym oferują niezawodne działanie.

Nie warto iść na kompromisy w zakresie o niezawodność urządzeń – żadna oszczędność poczyniona przy zakupie sprzętu nie zrekompensuje kontraktu utraconego np. z powodu niewydrukowanej oferty.

Drugim elementem dobrego systemu zarządzania drukiem jest oprogramowanie służące do analizy kosztów eksploatacji drukarek, sposobu ich wykorzystania oraz zabezpieczeniu dostępu do urządzeń przed osobami nieupoważnionymi. Skuteczne oprogramowanie powinno działać w sposób transparentny dla użytkowników biura i jednocześnie zapewniać elastyczne możliwości raportowania wyników, co jest ważne dla działów administracji oraz finansów. Musi ono również być łatwe do administrowania przez dział IT. Dzięki temu można dokonać dodatkowych oszczędności na czasie pracy całej firmy.

Trzecim elementem, na który warto zwrócić uwagę przy wyborze systemu zarządzania drukiem, jest jego dostawca. Chodzi tutaj o jego referencje oraz zasoby techniczne i osobowe. Ważne jest bowiem, aby upewnić się, czy firma będzie w stanie zapewnić wysokiej jakości wsparcie posprzedażowe i szybko będzie mogła interweniować w celu usunięcia ewentualnych problemów. Decydując się na system, klient decyduje się na długoterminowe relacje z dostawcą systemu, więc dobrze jest mieć w nim prawdziwego partnera.

 

Samsung: To się opłaca

Zagadnienie zarządzania drukiem jest często pomijane w polskich firmach. Nie sprawuje się, kontroli nad tym kto i ile drukuje, jak obciążane są poszczególne urządzenia raz oraz na ile wydajny jest obieg dokumentów. - To błąd, ponieważ wszystkie aspekty związane z drukiem mogą stanowić duże obciążenie dla budżetu firmy. Często jest tak, że pracownicy drukują dokumenty tylko po to, aby je przeczytać, a następnie wyrzucić do kosza. Potrafią też zlecać wydrukowanie dużej liczby stron drukarce nabiurkowej, co skutkuje szybszym wyczerpaniem się tonera i podnoszeniem kosztów za jedną zadrukowaną stronę – wylicza Marek Borecki z

Samsung Electronics Polska.

Brak kontroli nad infrastrukturą drukującą grozi także „wyciekiem” ważnych firmowych dokumentów – nieraz można zaobserwować, jak w przedsiębiorstwach przy drukarkach zalegają stosy papierów, których po prostu ktoś zapomniał zabrać po wydrukowaniu. Wprowadzenie systemu zarządzania drukiem pozwala w prosty sposób monitorować oraz kontrolować wszystkie działania związane z drukiem w przedsiębiorstwie.

Samsung stworzył zestaw różnych narzędzi, których zadaniem jest ułatwienie zarządzaniem drukiem i obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie. Ich możliwości i funkcje dopasowane są do wielkości firm, a wszystkie cechuje duża intuicyjność obsługi i łatwość konfiguracji. Co ważne, większość z nich jest do pobrania z Internetu za darmo bądź oferowana jest w standardzie z urządzeniami.

Universal Print Driver jest uniwersalnym sterownikiem, który obsługuje wszystkie urządzenia widoczne w sieci. Główną zaletą sterownika jest dokładnie taki sam interfejs użytkownika bez względu na to, kto był producentem drukarki bądź MFP. Universal Print Driver automatycznie wyszukuje maszyny w sieci oraz pokazuje stan materiałów eksploatacyjnych. Dzięki temu można uniknąć wysłania np. 1000 stron do drukarki, w której ilość tonera wystarczy jedynie na wydrukowanie 300 kartek.

Bardziej zaawansowanym narzędziem jest SyncThru Web Service, które umożliwia administrowanie urządzeniami poprzez sieć. W łatwy sposób uzyskujemy dostęp do wszystkich funkcji danej drukarki i MFP, w tym także do liczników, które pokazują liczbę wydrukowanych stron, czy wykonanych skanów. Program automatycznie może też poinformować dział IT o kończącym się tonerze w drukarce, co skraca czas na serwisowanie maszyn i ogranicza niepotrzebne przestoje. SyncThru Web Service pozwala zdalnie aktualizować oprogramowanie urządzeń oraz przeglądać listę wykonywanych prac (drukowanych, faksowanych, skanowanych).

Pełne zarządzanie flotą urządzeń drukujących umożliwia darmowa aplikacja SyncThru Web Admin Service. Pozwala on na generowanie raportów aktywności, a także na zbiorowe, zdalne aktualizowanie oprogramowania. Jest to także program, który bez problemu można dopasować do wymogów przedsiębiorstwa dzięki zestawom wtyczek, które rozszerzają funkcjonalności software’u. Jednym z nich jest tzw. Job Accounting, pozwalający na rozliczanie kosztów użytkowania drukarki i wprowadzania limitów dla poszczególnych grup a nawet pojedynczych pracowników. W ten sposób można ustawić na przykład ograniczenie na wydrukowanie określonej liczby stron w kolorze lub wyłączyć niektórym użytkownikom możliwość faksowania czy skanowania. Dostęp do funkcji urządzenia uzyskiwany jest poprzez podanie indywidualnego kodu PIN.

Samsung stworzył też bardzo użyteczną darmową aplikację, która usprawnia pracę w biurze. Program SmarThru Office umożliwia w prosty sposób zarządzanie drukowaniem, skanowaniem i faksowaniem z wykorzystaniem urządzeń MFP.

Wprowadzenie systemu obiegu dokumentów pozwala na usprawnienie pracy każdemu przedsiębiorstwu, w którym kluczowym elementem dla poprawnego funkcjonowania jest duży przepływ danych oraz szybki dostęp do zarchiwizowanych dokumentów. Jest to także rozwiązanie, które w skuteczny sposób zwiększa produktywność i ogranicza koszty przeznaczane na druk i przechowywanie materiałów. Samsung oferuje aplikację SmarThru Workflow, która automatycznie potrafi przenosić w odpowiednie miejsca dane pochodzące z faktur, dokumentów firmowych, umów czy e-maili. Dostęp do nich jest później możliwy dla wszystkich uprawnionych użytkowników poprzez przeglądarkę internetową.

Obsługa programów do zarządzania drukiem i obiegu dokumentów jest na tyle prosta 
i nieskomplikowana, że nie wymaga specjalistycznej firmy aby sprawowała pieczę nad całym mechanizmem. Konfiguracji poszczególnych aplikacji może podjąć się dział IT firmy, tak samo jak późniejszej jego konserwacji. Od strony użytkownika, interfejsy użytkownika zostały tak opracowane, aby pracownicy nie musieli zastanawiać się jaką opcję mają wybrać, a także aby nie bali się, że przez przypadek mogą zmienić ważne dla działania urządzenia opcje.

 

Hewlett – Packard: Wybór systemu i kontrola

Firmy z sektora małych i średnich firm coraz częściej zwracają uwagę na ponoszone koszty na działalność wewnątrz-biurową. W tym oczywiście na koszt drukowania i kopiowania dokumentów. Szczegółowo analizując swoje budżety i wydatki chcą również wiedzieć, czy wydatki związane z zakupami urządzeń, papieru i materiałów eksploatacyjnych są racjonalne w porównaniu do rzeczywistych potrzeb.

- Coraz częściej firmy posiadające kilkanaście czy kilkadziesiąt urządzeń chcą je mieć udostępnione na zasadzie usługi bez inwestowania swoich własnych budżetów – wyjaśnia Sławomir Ptaszek, Specjalista ds. Rozwiązań/Konsultant Techniczny Dział Druku i Przetwarzania Obrazu - IPG Hewlett - Packard Polska Sp. z o.o.

hp.Sławomir Ptaszek

Przedsiębiorca planujący zakup kolejnych urządzeń do swojego biura powinien przede wszystkim zastanowić się, do czego mają służyć te urządzenia. Nie powinno odbywać się to na zasadzie prostej analizy: dział księgowości dużo drukuje i dział sprzedaży dużo drukuje, to, w takim razie, potrzebne są dwie duże drukarki. Jeśli dział księgowości drukuje dużo, ale tylko określone dokumenty w danym czasie, np. zestawienia i faktury pod koniec miesiąca, a dział sprzedaży codziennie po kilkadziesiąt stron w kolorze, to może wystarczy jedno duże urządzenie tzw. współdzielone kolorowe z przydzielonymi prawami do określonej funkcjonalności dla użytkowników oraz mała drukarka umieszczona w dziale księgowości na pojedyncze dokumenty codzienne.

Rynek usług MPS rozwija się bardzo dynamicznie. Małe i średnie firmy widzą w zastosowaniu takich rozwiązań korzyści i chcą je wprowadzać u siebie. Kryzys powoduje, iż bez względu na wielkość, firmy coraz bardziej przyglądają się ponoszonym kosztom. Każda zaoszczędzona kwota jest prze nie mile widziana. Nawet firmy wykorzystujące tylko kilka urządzeń do druku pytają o możliwość korzystania z takiej formy produkowania swoich dokumentów

Mówiąc o systemach zarządzania drukiem myślimy o systemach wspomagających pracę, których efektem byłoby otrzymywanie dokumentów wydrukowanych w efektywny sposób. Systemy takie powinny charakteryzować się:

- odpowiednią jakością drukowanych dokumentów;

- wymaganą szybkością wydruku;

- bezpieczeństwem przesyłanych danych;

- optymalizacją kosztów wydruku.

Wymienione potrzeby możliwe są do spełnienia przy wykorzystaniu systemów do rozliczania kosztów wydruków (Job Accounting). Bardzo ważną cechą takiego produktu powinna być jego modułowość, tak abyśmy nie byli skazani na zakup opcji, które nie będą wykorzystywane.

Wybór odpowiedniego dla danej korporacji systemu należy powierzyć specjalistom, po to, aby finalny produkt mógł spełnić obecne wymagania klienta, ale również mógł być w przyszłości rozbudowywany wraz ze zmieniającymi się potrzebami biznesowymi.

Przy wskazaniu właściwego produktu, specjalista zapyta o obecną infrastrukturę drukowania oraz o projekty będące w trakcie wdrażania lub przygotowywania, mogące mieć wpływ na dobór systemu. Przy wyborze produktu powinniśmy zasięgnąć informacji od możliwie niezależnego dostawcy, bądź producenta urządzeń druku i przetwarzania obrazu, posiadającego w swoim portfolio kilka tego rodzaju produktów oraz doświadczenie wdrożeniowe, gwarantujące otrzymanie rozwiązania spełniającego stawiane wymagania.

Mówiąc o produkcie do zarządzania drukiem, powinniśmy być świadomi poniższych funkcjonalności, aby optymalnie wybrać opcje, które chcielibyśmy wprowadzić w naszej organizacji:

- autoryzacja użytkowników z wykorzystaniem kart identyfikacyjnych będących w posiadaniu firmy (szczególnie istotne w przypadku urządzeń wielofunkcyjnych: kopiowanie, drukowanie, cyfrowa dystrybucja dokumentów);

- ograniczenie produkcji dokumentów w kolorze, dostęp tylko dla dedykowanych użytkowników;

- szyfrowanie wydruków;

- wydruk podążający za użytkownikiem (wydrukowana praca zatrzymywana jest w serwerze wydruku, i po autoryzacji użytkownika przy urządzeniu, praca drukuje się „na ręce” jej właściciela);

- rozliczanie kosztów druku (raporty kosztowe z podziałem na użytkowników, departamenty, urządzenia);

- przekierowanie wydruków w zależności od zadanych parametrów (Rules and Routing);

- możliwość rozliczania wydruków wykonywanych na drukarkach lokalnych.

W trakcie wdrażania systemu Job Accounting niezbędna jest współpraca integratora ze wskazanym pracownikiem IT klienta, który docelowo obejmie kontrolę nad wprowadzanym rozwiązaniem. Obowiązkiem administratora systemu będzie: zarządzanie użytkownikami systemu, dostosowanie aplikacji do zmian w infrastrukturze druku, reagowanie na potrzeby użytkowników, przygotowanie i dystrybucja raportów kosztowych oraz raportów wykorzystania urządzeń.

Dla uzyskania zakładanego zwrotu z inwestycji bardzo istotną rolę odgrywa bieżąca kontrola kosztów, bazująca na raportach z Systemu, a przeprowadzana przez upoważnione osoby, które mogą szybko reagować na nadużycia. Brak odpowiedniej kontroli powoduje, że użytkownicy powracają do wcześniejszych przyzwyczajeń i koszty zmiany infrastruktury druku również powracają do poziomu sprzed wdrożenia.

Bardzo ważnym uzupełnieniem aplikacji do kontroli kosztów wydruków jest aplikacja do centralnego zarządzania urządzeniami druku i przetwarzania obrazu pozwalająca zmniejszyć koszty administracji IT – HP Web Jetadmin oraz uniwersalny sterownik drukowania, dzięki któremu ograniczamy ilość szkoleń użytkowników oraz zapytań helpdesk w zakresie problemów z drukowaniem – HP Universal Printer Driver.

 

Lexmark: Ekonomia i bezpieczeństwo

- Lexmark posiada wieloletnie doświadczenie w dziedzinie zarządzania drukiem, dzięki czemu klienci mogą skorzystać ze sprawdzonych i skutecznych rozwiązań firmy. Szczególnie w czasie recesji firmy poszukują kolejnych obszarów, w których mogłyby ograniczyć koszty – mówi Iwona Chmielek - Przystał, Telesales & PR Supervisor.

Iwona Chmielek

W przypadku przetwarzania dokumentów doskonałym rozwiązaniem okazują się usługi zarządzania drukiem (MPS). Jednak zarządzanie drukiem to nie tylko korzyści ekonomiczne, lecz także zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa firmowych dokumentów oraz minimalizowanie negatywnego wpływu procesów drukowania na środowisko.

Jednym z najpowszechniej stosowanych rozwiązań jest wprowadzenie kontroli dostępu do floty drukującej. W ramach tego rozwiązania, Lexmark oferuje klientom wprowadzanie indywidualnych dla każdego pracownika kodów dostępu lub kart zbliżeniowych, które umożliwiają uwierzytelnienie pracownika. Pozwala to na zaawansowane raportowanie i limitowanie wydruków oraz wprowadzenie profili uprawnień dla poszczególnych grup pracowników.

Lexmark umożliwia swoim klientom również zintegrowanie systemu dostępu do urządzeń z systemami dostępu, które funkcjonują w danej firmie. Kontrola dostępu w połączeniu z funkcją druku poufnego eliminuje największe zagrożenie - utratę danych. W ten sposób zlecone zadania druku są realizowane dopiero po uwierzytelnieniu się pracownika przy urządzeniu. Zapewnia to wgląd w drukowane dokumenty jedynie osobie powołanej, a także na sprawne anulowanie polecenia.

W ramach zarządzania flotą drukującą Lexmark proponuje także rozwiązanie blokady urządzeń, które opiera się na ograniczeniu czasowym możliwości korzystania z floty np. do konkretnych godzin i dni funkcjonowania biura. Dodatkowo urządzenia firmy Lexmark dostarczają zaawansowanych funkcji skanowania, jak skanowanie bezpośrednio do załącznika poczty elektronicznej, które ogranicza tworzenie kopii pliku na dysku urządzenia, czy skanowanie bezpośrednio do formatu PDF.

Wybór rozwiązań uzależniony jest od potrzeb i preferencji klienta. W przypadku usług zarządzania drukiem trudno jest wskazać ich wady. Z pewnością na początku wymagają od pracowników przystosowania, ponieważ wprowadzają rygor pracy i zmieniają dotychczasowe zwyczaje. Pracownicy muszą wykonywać nowe dla nich czynności, spotykają ograniczenia w postaci np. możliwości druku tylko w czerni, jednak po przyzwyczajeniu się do nowego stanu rzeczy dostrzegają i doceniają zalety.

Poza bezpieczeństwem danych widoczne stają się niebagatelne dla firmy oszczędności. Managerowie mają świadomość, że ich firmy wydają rocznie od kilku do kilkunastu procent swoich dochodów na procesy związane z drukiem. Jak wykazały raporty, wdrożenie usług zarządzania drukiem firmy Lexmark pozwala na zredukowanie kosztów druku nawet o 40 procent oraz znaczną poprawę bezpieczeństwa poufnych informacji.

W przypadku rozwiązań firmy Lexmark kontrolę nad systemem zarządzania drukiem mają wybrani przez klienta użytkownicy. Dostają oni dostęp do panelu zarządzania oraz narzędzi informujących o charakterystyce, częstotliwości czy treści wydruków. Administrator danej firmy może konfigurować poszczególne parametry systemu, jak np. ograniczenia czasowe w korzystaniu z urządzeń, dostęp do druku w kolorze itd.

Sharp: Wybór systemu i konfiguracja

Wszystkie systemy dobieramy pod kątem liczby urządzeń drukujących, ich typu - drukarka czy urządzenie wielofunkcyjne, funkcji, jaką mają spełniać - kontrola pełna czy gromadzenie podstawowej informacji, wielkości sieci informatycznej klienta oraz bywa, że liczby użytkowników. Ponadto pod uwagę należy wziąć czysto techniczne uwarunkowania infrastruktury klienta: systemy operacyjne, sposoby autoryzacji dostępu, specjalistyczne aplikacje komputerowe, pracujące dla klienta w jego sieci.

Wady i zalety poszczególnych rozwiązań

sharp.PawelLisowski

- W ramach poszczególnych kategorii systemy do nich zaliczane różnią się nie tyle funkcjonalnością (ta jest niemal jednakowa), co sposobem licencjonowania wg kryteriów „na maszynę”, „na użytkownika”, „na serwer”, „na organizację” klienta – mówi Paweł Lisowski z  Sharp Electronics Poland. - To bezpośrednio wpływa na koszty ich ostatecznego wdrożenia. Wybrane kryteria mogą wpływać na ostateczny koszt, podwyższając go nawet o 100 procent. Drugim kryterium jest szczegółowość pozyskiwanych informacji za pomocą każdego systemu oraz sposób ich raportowania, w ramach tej samej kategorii. I tak, zadaniem systemu ewidencjonowania i zliczania wydruków oraz kopii jest gromadzenie danych o wydrukach, kopiach w danej organizacji, zapamiętanie kto, gdzie, kiedy i ile wdrukował/skopiował.

Jednakże sposób późniejszego ich pokazania różni poszczególne aplikacje, bo albo wymaga sporych nakładów pracy administratora/kontrolera biznesowego, albo jest w pełni zautomatyzowany, co przekłada się na komfort, jakość i szybkość dostarczania informacji dla zarządu.

- Właśnie ta różnorodność w sposobie licencjonowania i automatyzacji finalnego gromadzenia oraz raportowania danych sprawia, że Sharp, jako dostawca elementów i systemów zarządzania drukiem oferuje więcej niż jeden system w poszczególnej kategorii – dodaje Paweł Lisowski. - Przed wyborem konkretnego systemu zalecamy klientom zastanowienie się nad tym: jaka informacja ma płynąć z systemów zarządzania drukiem i z jaką częstotliwością, w jaki sposób ma to być realizowane czyli, jakiej funkcjonalności najbardziej potrzeba. Należy zwrócić także uwagę na to, czy pożądana funkcjonalność nie jest już w urządzeniu fabrycznie zawarta. - Klient, w zależności od wybranego urządzenia, otrzymuje od nas, niejako w pakiecie, wszystkie podstawowe systemy: system zdalnej kontroli dostępności urządzenia; system rejestracji liczby i kosztów wydruku, kopiowania, skanowania i faksowania; systemy ewidencji treści wydruków, kopii, skanu, faksu; system informowania użytkownika o podstawowych zasobach urządzenia; system nadzoru serwisowego urządzenia. Przed zaoferowaniem klientowi urządzenia i wyposażeniem go w odpowiednie systemy zarządzania drukiem, oczekujemy od niego informacji na temat potrzeb.

 

Niezbędnik office managera

Systemy zarządzania drukiem

a) Systemy zdalnej kontroli dostępności urządzenia drukującego tak drukarki jak i kopiarki cyfrowej, drukująco-kopiującego urządzenia wielofunkcyjnego

Pozwalają administratorom na zdalną obsługę urządzenia zarówno w prostym zakresie, np. przewidywania, kiedy skończy się toner, jak i w przypadku pełnej zdalnej jego kontroli - tak przycisków jak i ekranu dotykowego na tym urządzeniu. Systemy te dedykowane są dla administratorów i operatorów wsparcia użytkownika.

b) Systemy rejestracji liczby i kosztów wydruku, kopiowania, skanowania i faksowania, gdzie koszt każdej wykonanej strony przypisany zostaje do konta jego autora (w skali miesiąca, roku etc.)

Systemy te dają firmie precyzyjną wiedzę na temat przebiegu eksploatacji urządzeń: gdzie drukowano najwięcej/najmniej, najdrożej/najtaniej, z przypisaniem do konkretnych użytkowników. Systemy te dedykowane są dla administratorów i kontrolerów biznesowych.

c) Systemy ewidencji treści wydruków, kopii, skanu, faksu

Systemy te zapewniają automatyczną archiwizację treści wydruków, kopii, skanów i faksów. W trakcie, kiedy użytkownik wykonuje którąś z wymienionych operacji, tworzona jest kopia dokumentu, która zachowana zostaje w centralnym archiwum bezpieczeństwa.

Systemy te wykorzystywane są zwłaszcza przez instytucje finansowe, tj. banki. Dedykowane są dla administratorów oraz sekcji nadzoru/komórek bezpieczeństwa w firmie.

d) Systemy czytelnego informowania użytkownika o podstawowych zasobach urządzenia

Systemy te dedykowane są użytkownikom, dając im informację nt. dostępności sprzętu w sieci, zasobów tonera, ilości papieru w poszczególnych szufladach, wykonanego wydruku, zaciętego papieru, etc.

e) Systemy nadzoru serwisowego urządzeń (zdalne i lokalne)

Systemy te mogą być elementem systemów rejestracji (punkt b). Ich zasadniczą funkcją jest informowanie serwisu o technicznym stanie urządzenia, tj. ewentualnym błędzie w urządzeniu, przebiegach międzyserwisowych, wymianie materiałów eksploatacyjnych, innych niż toner czy papier. Systemy te użyteczne są przede wszystkim dla serwisantów sprzętu.

 

 

 

Copyright: DATA NET 2018
O firmie ‹› Kontakt ‹› Nasza oferta
Projekt i realizacja: InfraCOM